Microsoft Outlook Express rende disponibili tutte le comunicazioni in linea sul desktop offrendo tutti gli strumenti necessari per scambiare posta elettronica con colleghi e amici o per partecipare a newsgroup e scambiare idee e informazioni.
Se si hanno pi∙ account di posta o delle news, Φ possibile utilizzarli tutti da una finestra. ╚ inoltre possibile creare pi∙ utenti o identitα per lo stesso computer. Ciascuna identitα avrα le proprie cartelle di posta e la propria Rubrica. La possibilitα di creare pi∙ account e identitα aiuta a tenere separata la posta di lavoro da quella personale e a tenere separati i singoli utenti.
Utilizzando l'elenco dei messaggi e il riquadro di anteprima Φ possibile visualizzare un elenco dei messaggi e allo stesso tempo leggere i singoli messaggi. L'elenco Cartelle contiene le cartelle di posta, i server delle news e i newsgroup tra cui Φ possibile spostarsi con facilitα. ╚ inoltre possibile creare nuove cartelle per organizzare e ordinare i messaggi e impostare regole per i messaggi in modo che la posta in arrivo che soddisfa i criteri specificati venga indirizzata automaticamente verso una data cartella. Si possono anche creare visualizzazioni personalizzate per la posta.
Se il provider di servizi Internet (ISP, Internet service provider) utilizza un server di posta IMAP per la posta in arrivo, Φ possibile leggere, archiviare e organizzare i messaggi in cartelle sul server senza scaricare i messaggi sul computer. In questo modo i messaggi potranno essere visualizzati da qualsiasi computer in grado di connettersi al server.
╚ possibile salvare automaticamente i nomi e gli indirizzi nella Rubrica semplicemente rispondendo a un messaggio o importando nomi e indirizzi da altri programmi, digitandoli, aggiungendoli dai messaggi di posta elettronica ricevuti o cercando tra i pi∙ noti servizi di elenchi in linea Internet. Per l'accesso a tali servizi la Rubrica supporta Lightweight Directory Access Protocol (LDAP).
Nei messaggi in uscita Φ possibile inserire informazioni essenziali insieme alla firma personale e creare pi∙ firme da utilizzare per scopi differenti. Per ulteriori informazioni Φ inoltre possibile includere un biglietto da visita. Per rendere pi∙ interessanti i propri messaggi si possono aggiungere elementi decorativi e sfondi e si possono modificare il colore e lo stile del testo.
Utilizzando gli ID digitali Φ possibile creare messaggi con firma digitale e codificati. Creando un messaggio con firma digitale si garantisce al destinatario e l'identitα del mittente. Creando invece un messaggio codificato si assicura che il messaggio verrα letto soltanto dai destinatari specificati.
Se si Φ alla ricerca di un newsgroup che soddisfi i propri interessi Φ possibile cercare newsgroup che contengano delle parole chiave o sfogliare tutti i newsgroup disponibili presso il proprio provider Usenet. Quando si trova un newsgroup che si desidera visualizzare con regolaritα, aggiungerlo all'elenco Sottoscritti in modo da poterlo ritrovare in seguito facilmente.
╚ possibile visualizzare un messaggio di un newsgroup e tutte le risposte senza leggere l'intero elenco di messaggi. Quando si visualizza l'elenco dei messaggi, Φ possibile espandere e comprimere le conversazioni per trovare facilmente ci≥ che interessa. Si pu≥ inoltre utilizzare le visualizzazioni per vedere soltanto i messaggi che si desidera leggere.
Per utilizzare i tempi in linea in modo efficace Φ possibile scaricare i messaggi o gli interi newsgroup in modo da non dovere rimanere connessi al provider di servizi Internet (ISP, Internet service provider) per leggere i messaggi. In alternativa Φ possibile scaricare soltanto le intestazioni dei messaggi per una visualizzazione nella modalitα non in linea e poi contrassegnare le intestazioni dei messaggi che si desidera leggere. Alla connessione successiva Outlook Express scaricherα il testo di tali messaggi. ╚ anche possibile comporre i messaggi nella modalitα non in linea e poi inviarli alla connessione successiva.